Chính sách này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin cá nhân khi bạn sử dụng ứng dụng di động SOTA-X và các dịch vụ liên quan trên nền tảng SOTAX Workplace (sotax.online). Bằng việc cài đặt hoặc sử dụng ứng dụng, bạn đồng ý với các điều khoản dưới đây.
1. Đơn vị quản lý dữ liệu
Dữ liệu được xử lý trong phạm vi dịch vụ nội bộ do tổ chức triển khai SOTAX Workplace quản lý. Mọi thắc mắc về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ bộ phận IT hoặc quản trị viên hệ thống của đơn vị bạn qua kênh hỗ trợ nội bộ, hoặc email: support@sotax.online.
2. Thông tin chúng tôi thu thập
Tùy theo cách bạn sử dụng ứng dụng, chúng tôi có thể thu thập các loại thông tin sau:
- Thông tin tài khoản: họ tên, email công ty, số điện thoại, phòng ban, chức danh, ảnh đại diện (nếu bạn cung cấp).
- Thông tin đăng nhập: mã phiên, token xác thực (JWT/Sanctum) để duy trì phiên làm việc an toàn.
- Nội dung trò chuyện: tin nhắn văn bản, hình ảnh, tệp đính kèm, phản hồi cảm xúc và các tương tác trong nhóm chat nội bộ.
- Thông báo đẩy (Push): mã thiết bị FCM (Firebase Cloud Messaging) để gửi thông báo tin nhắn mới khi ứng dụng không mở.
- Thông tin thiết bị: hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, mã thiết bị ẩn danh phục vụ gỡ lỗi kỹ thuật.
- Nhật ký kỹ thuật: thời gian truy cập, địa chỉ IP, lỗi hệ thống (không dùng để theo dõi cá nhân ngoài mục đích vận hành).
3. Mục đích sử dụng
Thông tin được sử dụng để:
- Cung cấp và duy trì tính năng chat, thông báo, nhóm làm việc và các dịch vụ nội bộ khác.
- Xác thực danh tính, phân quyền truy cập và bảo mật tài khoản.
- Gửi thông báo đẩy về tin nhắn, nhắc việc hoặc cập nhật quan trọng (khi bạn bật quyền thông báo).
- Cải thiện hiệu năng, khắc phục sự cố và phát triển tính năng.
- Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và chính sách nội bộ của tổ chức.
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba.
4. Cơ sở pháp lý xử lý
Việc xử lý dữ liệu dựa trên: (i) thực hiện hợp đồng/dịch vụ nội bộ giữa bạn và tổ chức; (ii) lợi ích hợp pháp trong vận hành hệ thống làm việc an toàn; (iii) sự đồng ý của bạn (ví dụ: bật thông báo đẩy trên thiết bị).
5. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba
Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu tối thiểu cần thiết với các nhà cung cấp dịch vụ sau:
- Google Firebase (FCM): phân phối thông báo đẩy tới thiết bị di động.
- Hạ tầng lưu trữ & hosting: máy chủ, cơ sở dữ liệu, CDN phục vụ vận hành hệ thống.
- Nhà cung cấp xác thực SSO (nếu tổ chức bạn cấu hình): đăng nhập một lần qua identity provider.
Các bên này chỉ được phép xử lý dữ liệu theo hướng dẫn của chúng tôi và trong phạm vi cung cấp dịch vụ. Chúng tôi không chia sẻ nội dung chat với bên quảng cáo.
6. Lưu trữ và bảo mật
Dữ liệu được lưu trên máy chủ bảo mật với mã hóa truyền tải (HTTPS/TLS). Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp (phân quyền, xác thực, giám sát) để giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép, mất mát hoặc tiết lộ dữ liệu.
Thời gian lưu giữ phụ thuộc chính sách nội bộ của tổ chức và yêu cầu pháp luật. Dữ liệu chat có thể được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích làm việc và tuân thủ.
7. Quyền của bạn
Tùy quy định pháp luật và chính sách nội bộ, bạn có thể:
- Yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin cá nhân trong hồ sơ tài khoản.
- Tắt thông báo đẩy trong Cài đặt thiết bị hoặc trong ứng dụng.
- Yêu cầu xóa tài khoản hoặc dữ liệu thông qua quản trị viên hệ thống.
- Rút lại sự đồng ý đối với các xử lý dựa trên consent (không ảnh hưởng tính hợp pháp của xử lý trước đó).
8. Quyền riêng tư trẻ em
SOTA-X là ứng dụng dành cho nhân viên và người dùng nội bộ tổ chức, không hướng tới trẻ em dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu từ trẻ em.
9. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này theo thời gian. Phiên bản mới sẽ được đăng tại https://sotax.online/apps/privacy kèm ngày cập nhật. Việc tiếp tục sử dụng ứng dụng sau khi có thay đổi được hiểu là bạn chấp nhận chính sách mới.
10. Liên hệ
Mọi câu hỏi về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:
Email: support@sotax.online
Website: https://sotax.online